Kungliga biblioteket lanserade under 2022 stegvis sitt nya intranät Interno, och den välfungerande och sammansvetsade projektgruppen har varit en framgångsfaktor, enligt Anders Hejll som är webbstrateg på kb.se.
– Det, tillsammans med det täta samarbetet med våra externa konsulter, tillägger han. Sammantaget har det funnits bred kompetens, stort engagemang, prestigelöst samarbetsklimat och gott humör! Vi har hela tiden försökt ha användarbehoven i fokus och gjort hårda prioriteringar både vad gäller funktionalitet och innehåll.
Internt har projektgruppen bestått av en kommunikationsenhet på cirka 6 personer som stått för projektledning, innehålls- och designansvar samt kravställning.
– Därtill resurser från vår driftenhet samt referenspersoner från olika delar av verksamheten kopplat till innehållsarbetet, säger Anders. Externt har vi jobbat med en Sitevision-partner som stått för systemutveckling och design/UX. Förvaltningsorganisationen följer samma mönster.
Vad tycker ni har präglat året som har gått?
– För Kungliga biblioteket som helhet har det handlat en hel del av omställning till ett mer flexibelt arbetssätt med nya arbetstids- och distansavtal, omflyttning i lokalerna mm. Parallellt med fortsatt organisationsutveckling, nya regeringsuppdrag och arbete med ökad IT-säkerhet.
För kommunikationsenheten och projektgruppen har lanseringen av nya intranätet varit i centrum under året.
– Med Interno har vi velat skapa en plattform som fungerar som stöd och verktyg i det dagliga arbetet och som har fokus på samarbete, öppen dialog och kunskapsutbyte. Vid sidan av detta har vi påbörjat en förflyttning mot en mer strategisk kommunikationsverksamhet.
I samband med projektet genomfördes en användarundersökning (Web Service Award) och -intervjuer.
– Nu följer och analyserar vi besöks- och sökordsstatistik samtidigt som vi ber om löpande feedback från användarna. Allt sammantaget utgör grunden för det fortsatta utvecklingsarbetet. Vi gjorde en första ”nollmätning” hösten 2020 i samband med uppstarten av projektet. Resultatet blev del i de effektmål vi tog fram för nya intranätet.
Ett halvår efter lanseringen gjordes undersökningen om för att se om de nått effektmålen.
En stor insikt har varit hur viktigt det är med intern samverkan, delaktighet och förankring i ett (intranät)projekt.
– För att lyckas krävs att man lyfter på en del stenar till interna processer och rutiner som inte alltid är tydliga eller välfungerande. Vi har lärt oss vikten av att tidigt be om feedback, skapa nyfikenhet och engagemang och låta användarna delta i utvecklingen, detta gjorde vi bland annat genom att först lansera en beta-version. En annan insikt är att humor också är en framgångsfaktor!
Förra året pratade vi mycket om hur distansarbete präglade arbetet – hur mycket av nya arbetsprocesser och former har ni valt att behålla även under 2022?
– De allra flesta skulle jag säga. Vi fortsätter jobba delar av tiden på distans och försöker nyttja det bästa av de arbetssätt som togs fram under pandemin och i projektarbetet.
Vad är den absolut viktigaste funktionen med er webb/intranät och varför?
– Den funktion som enligt besöksstatistiken används mest är Verktyg, en sida där man skapar sin egen genvägslista till de system och verktyg som man använder i vardagen. Viktig är också det effektiva personsöket där man enkelt söker fram information om och kontaktuppgifter till medarbetare. Sedan självklart nyhetsflödet inklusive driftinformationen.
Som myndighet är det viktigt att kunna tydliggöra vilka uppdrag de har och vad som styr deras verksamhet. I detta avseende har de satsat på att göra sin arbetsordning och sina styrande dokument enklare att söka fram och navigera i.
Vad kan ni bli bättre på och vad ska ni lägga fokus på under 2023?
– Närmast kommer vi att lansera en ny efterfrågad guide till våra mötesrum. Planer finns också på att utveckla chefsinformationen och ytterligare förbättra funktionaliteten i samarbetsgrupperna. Inte minst vill vi i ännu högre utsträckning jobba för intranätet som huvudkanal för internkommunikation och intern samverkan.
Finns det någon särskild funktion eller en prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?
– Jag tycker vi har lyckats inte bara med basfunktionerna utan också fått med det lilla extra som gör Interno unikt och till ett personligt intranät med glimten i ögat. Särskilt värd att nämna i detta sammanhang är den lekfulla sidfoten som innehåller en kortversion i ord och bild av hela KB:s historia! Våra speciallösningar – Styrande dokument A-Ö, Anslagstavlan och Personalnytt – är också något vi är stolta över.
” För att lyckas krävs att man lyfter på en del stenar till interna processer och rutiner som inte alltid är tydliga eller välfungerande.” Anders Hejll, webbstrateg på Kungliga biblioteket
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 25 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]
Hela programmet till WSA-dagen finns på https://www.webserviceaward.com/utmarkelsen/wsa-dagen-2023/program/
WSA-dagen är ett kostnadsfritt digitalt event men begränsat antal platser.
Det åtråvärda priset till vinnarna av Web Service Award-utmärkelsen är gjord av konstnärinnan Emilia Linderholm.