Catharina Byström är chef verksamhetsområde redaktion, förvaltning och utveckling på Försäkringskassan. Ett av hennes ansvarsområden är myndighetens intranät, vilket ska ge samtliga medarbetare tillgång till de verktyg de behöver.
– Allt stöd som används för att handlägga ett ärende finns här, liksom självbetjäningstjänsterna, andra styrdokument för verksamheten och allt du behöver för att utföra ditt jobb som chef eller medarbetare, berättar Catharina Byström.
Intranätet som är byggt i Sharepoint och lanserades 2009 används också för att förmedla nyheter till medarbetarna.
Vem ansvarar för webbplatsens innehåll?
– Det finns sidansvariga för alla sidor och det är verksamheten som är ansvarig för innehållet. Men ägaren av intranätet generellt, till exempel struktur, publicering och utveckling, är Kommunikationsavdelningen.
Arbetar ni tillsammans med några externa partner kring intranätet?
– Nej, inte kontinuerligt.
Hur många jobbar aktivt med intranätets innehåll?
– Fyra heltidsresurser arbetar med förvaltning, utveckling etcetera. Vi har central publicering för webbplatsen, alla uppdateringar av dokument, ändringar i struktur och så vidare sköts av vår aktiva intranätsförvaltning.
– Undantaget är de interna så kallade organisatoriska sidorna där verksamheten vänder sig ”inåt” till sin egna arbetskamrater.
Vilka av webbplatsens funktioner är mest uppskattade och använda?
– De redaktionella ytorna på förstasidan, Försäkringssidorna – de man använder som stöd i handläggningen, medarbetarfliken och Lediga jobb!
Hur arbetar ni för att hålla kvaliteten uppe på innehållet?
– Vi har central publicering där vi avgör placeringen i strukturen men också kan förbättra rubriker, ge förslag på länkar och liknadnde. Vi använder också aktiv förvaltning, vilket innebär att vi driver på uppdateringar, tar bort oanvända sidor, städar gamla dokument, förvaltar sökfunktionen och undersöker användarnas beteenden – hur de hittar saker och hur många klick de gör till exempel. Vi ser också till att stötta och ha koll på innehållsägarna.
– Vi har höga användarbetyg på kvalitet, aktualitet och trovärdighet.
Hur mäter ni målgruppens upplevelse av innehåll och funktion och för att förbättra innehåll och teknik?
– Genom WSI-undersökningen bland annat. Vi får in många spontana synpunkter, bland annat via vår redaktion för nyheter. Men verksamheten gör också andra undersökningar.
– Vi har ganska bra koll på vad som bör förbättras, den trånga sektorn är pengarna.
Hur använder ni WSI-undersökningen i ert arbete?
– För ständiga förbättringar och för att få nya idéer och inspiration till förbättringar . Vi använder den också för att få kvitto på att den utveckling och det jobb vi gör är rätt tänkt och ger resultat.
Varför tror du att ni är nominerade i Web Service Award i år?
– För lång och trogen tjänst! Vi har ett ganska osexigt intranät där det varken finns färgglada knappar, roliga bilder eller kul funktionalitet, men vår strategi med att arbeta långsiktigt med en ingång för alla medarbetare, vårt dagliga och långsiktiga gnetande med att hålla hög aktualitet, kvalitet och inte minst strida för enhetlighet och att inte gå ifrån vår strukturstrategi. Vårt mål arbetar vi dagligen med: en enhetlig upplevelse för användaren.
Vad tänker ni förbättra ytterligare under 2015?
– Vi drar igång en förstudie för att personalisera intranätet, en fråga vi drivit sedan 2010. Men arbetet med sökfunktion, märkning och mindre innehållsprojekt fortskrider i vardagen.
Catharina Byström, chef verksamhetsområde redaktion, förvaltning och utveckling på Försäkringskassan