Att samla alla i en organisation av franchisetagare är inte enkelt. Och med kulturen att kommunicera via e-mail kan det lätt bli ett ohanterligt överflöd av information.
– Vi har ett förbud mot mailutskick på SkadiaMäklarna, berättar Karin Friberg som är IT-chef och en av två som jobbar aktivt med intranätet. Det är på intranätet du ska hämta din information och varje anställd har ett ansvar att hålla sig informerad.
Med 400 anställda är SandiaMäklarna en centraliserad organisation, men för dem som jobbar centralt på huvudkontoret är det snarare en decentraliserad organisation.
– Det är inte många anställda på varje avdelning, så var och en är ansvarig för sitt eget. IT-avdelningen består till exempel bara av mig och alla leverantörer, berättar Karin Friberg vidare.
Anna Fouganthine är webbredaktör samt administrativt ansvarig och vikarierar för Sophia Bruce som för närvarande är föräldraledig. Eftersom Anna är den enda som publicerar något på intranätet är hon själv ansvarig för att innehållet är korrekt. Men eftersom all hennes information kommer från en informationsägare kan hon hålla en hög kvalitativ nivå och en god kontroll över informationen ändå.
– Både Anna och jag sitter med på ledningsgruppmöten så att vi kan stämma av om det är känsliga ärenden. Men det sker inte särskilt ofta, säger Karin. Karin sköter tekniska frågor om underhåll och utveckling och berättar att de just nu är ute och letar efter en bredare lösning än deras nuvarande Consolo som är utvecklat av webbyrån Happiness i PHP. – Den nuvarande fungerar jättebra för de behov vi hade när den infördes, säger Karin. Men nu vill vi titta på en mer avancerad och större plattform som kan se till att det inte fungerar enbart som ett intranät. Utan snarare som ett internt systemstöd där ett intranät ingår.
– Det är så otroligt viktigt för en organisation som vår att hålla samman hela kedjan av kontor. Vi måste sitta med en gemensam knytpunkt, säger Karin. Det är viktigt för affärsutvecklingen att vi hela tiden jobbar aktivt med att hålla ihop franchisetagarna.
I dagsläget finns inget behov av att göra anpassningar för mobilsurf och applikationer, vad gäller intranätet. Karin menar att organisationen inte i dagsläget använder de interna systemstöden i mobiltelefonen. Detta mycket på grund av att organisationens säljstöd för närvarande inte är tillräckligt bra anpassat för mobilen och intranätet öppnas automatiskt när säljstödet öppnas.
– När mäklarna börjar använda sina mobiltelefoner mer aktivt kommer deras säljstöd att anpassas till mobilen och först då blir det intressant för oss att anpassa intranätet.
Karin berättar att det inte kom några större överraskningar i WSI-rapporten och undersökningen.
– Vi arbetar kontinuerligt med användarnas feedback och synpunkter, så vi har god koll på var vi brister och vad vi gör bra. Men att få en konkret lista var väldigt användbart. Vi betade av den punkt efter punkt.
Att några dessutom hade lämnat bra förslag och idéer på funktioner var verkligen värdefullt. Karin och Sophia har även varit runt på studiebesöksturné hos olika företag för att få inspiration och idéer på hur man kan arbeta med sitt intranät. Med en förfrågan om att få komma på intranätstudiebesök och att i gengäld bjuda på dyrt fika har ingen hittills tackat nej till och utbytet har varit mycket givande.
– Alla har vi samma basala behov att kommunicera internt och att samla folk i organisationen. Det har gett oss fantastiskt mycket! Avslutar Karin.