”En gammal välputsad veteranbil” – så kallas Försäkringskassans intranät internt av dem som har hand om det. Med tio år på nacken (och en seger i WSA 2014) borde det kanske vara avpolletterat sedan länge, men tack vare ett idogt städarbete och en strävan efter enkla, raka, funktionella sidor, fungerar det fortfarande bra.
– Men snart ska det få gå i pension – vi håller just nu på med en förstudie för ett nytt intranät.
Det säger Pernilla Gyllner, VO-chef Internkommunikation på Försäkringskassan och huvudansvarig för intranätet och dess innehåll. Intranätet vänder sig till myndighetens 14 000 medarbetare över hela Sverige och ska:
- vara ett stöd för alla medarbetare i att utföra sina arbetsuppgifter på ett korrekt och effektivt sätt
- fungera som en kanal för ledningen att snabbt nå medarbetarna med samtidig information och styrning
- bidra till myndighetens gemensamma värderingar, identitet och kultur.
Vilka funktioner är mest uppskattade och använda?
– Det är nyhetssidan, sidorna som ger aktuell information om de socialförsäkringsförmåner som vi administrerar, tidsredovisning och funktionen för att hitta medarbetare.
Vilken är den främsta fördelen med er tekniska plattform, Sharepoint?
– Den är väl inarbetad och stabil och har ett bra stöd för dokumenthantering.
Hur arbetar ni för att utveckla relevant och kvalitativt innehåll på webbplatsen?
– Framför allt har vi ett väl fungerande samarbete med verksamheten. Men vi kollar på statistik, sökbeteenden och gör undersökningar, både WSI och egna interna. Vi är också väldigt noga med att alltid skriva vem som är sidansvarig på alla sidor och vi rensar regelbundet bort gammal information.
– En av de största framgångsfaktorerna är att vi har centraliserad publicering så att vi alltid har koll på kvalitet och relevans på innehållet som publiceras.
Hur arbetar ni för att skapa hög tillgänglighet och användarvänlighet på webbplatsen?
– Vi har idag en äldre version av Sharepoint så vi gör det vi kan göra, verktyget sätter en del begränsningar. Vi försöker hålla sidorna enkla utan att krångla till det och är konsekventa i sidornas uppbyggnad och navigering så att man alltid ska känna igen sig.
Hur mäter ni målgruppens upplevelse av innehåll och funktioner (vid sidan av WSI)?
– Vi gör en intern NKI (nöjd kund-index) som görs i hela myndigheten varje år. Sedan gör vår IT-avdelning en användarenkät varje år där vi ställer frågor om intranätet.
Vilken var den viktigaste anledningen till att ni gjorde en WSI-undersökning under året som var?
– Vi tycker det är viktigt att regelbundet jämföra oss mot andra organisationer och företag. Sedan vill man ju så klart veta vad användarna tycker.
Hur har undersökningen bidragit till ert arbete?
– Eftersom vårt intranät är cirka tio år gammalt så är det inte så många nya insikter för oss, men det är alltid kul att får det bekräftat att våra goda resultat står sig med tiden. Vi vann ju WSI 2014.
Vilka egenskaper hos er webbplats tror du har störst betydelse för att ni är nominerade i Web Service Award i år?
– Vårt intranät är en väl använd och väl inarbetad kanal. Allt det arbete vi lägger ner på att ständigt städa och rensa gör att vi kan hålla kvaliteten uppe år efter år. Inom vår arbetsgrupp brukar vi jämföra intranätet med en gammal välputsad veteranbil. Det har inte de mest moderna funktionerna, men det är stabilt och väldigt välhållet. Ett intranät som faktiskt åldrats ganska bra, men snart ska det få gå i pension.
Vilka utvecklingsplaner har ni för webbplatsen under 2018?
– Vi håller just nu på med förstudie för nytt intranät, vilket är otroligt spännande. Sedan vi lanserade vårt intranät har ju teknik och användarbeteenden utvecklats enormt så vi gör en väldigt explorativ förstudie. Engagemanget och intresset för ett nytt intranät är högt inom myndigheten så vi har lyckats skörda många bra idéer internt bland medarbetarna.
