Ett starkt fokus på att följa användarnas beteende och därigenom kartlägga behov håller femmannateamet bakom Swedish Matchs intranät ständigt på tårna. Löpande undersökningar med olika verktyg genomförs kontinuerligt – WSI-undersökningen ger en mer övergripande bild av.
– Vi genomförde den för att slippa diskussionen om hur medarbetarna upplever intranätet och istället få faktisk kunskap, berättar Rikard Spålséus, Internal Communications Channels Manager på Swedish Match.
Vilket eller vilka är de primära syftena med er webbplats?
– Vårt intranät är byggt för att ge alla medarbetare en möjlighet att hålla sig informerade om vad som händer i vårt företag och i den omvärld som påverkar vår verksamhet. Samtidigt är det en mötesplats för att dela erfarenheter, sprida goda exempel och att ställa frågor i form av social kommunikation.
– Intranätet ska också stötta och underlätta det dagliga arbetet med hjälp av länkar till system och verktyg, uppgiftsorienterad information och delning av dokument.
– För att göra en avgränsning brukar jag säga att intranätets egna huvudfunktioner är: nyheter, dokumentdelning och social kommunikation.
Vem vänder sig sajten till?
– Just nu främst till alla som dagligen sitter vid en egen pc, men vi jobbar aktivt för att förbättra användarupplevelsen för sällan-användare och användare utan egen pc.
Vilka av webbplatsens funktioner är mest uppskattade och använda?
– Nyheter, dokumentdelning, social kommunikation, länkar till system och verktyg och under senaste åren även video.
Vilken är den främsta fördelen med den tekniska plattform ni jobbar med?
– Genom att använda Microsoft Office 365 Online (där SharePoint, OneDrive, Video med mera ingår) får vi allt vi behöver i samma paket. Det är också väldigt skönt att inte själva behöva utveckla ny funktionalitet eftersom uppdateringar kommer automatiskt, precis som med Facebook eller Google.
Hur arbetar ni för att utveckla relevant och kvalitativt innehåll på webbplatsen?
– Vi försöker hela tiden härma den privata digitala användningen och plocka in den i intranätet. I takt mer att Facebook blivit en del av allmänbildningen och mer och mer kommunikation blir rörlig, så anpassar vi även vårt innehåll och vår kommunikation till detta.
– Innehåll är som mode och det gäller att hänga med för att uppfattas som relevant. Det gäller förstås både teknik och tilltal.
Hur arbetar ni för att skapa hög tillgänglighet och användarvänlighet på webbplatsen?
– Vi utmanar ständigt oss själva i att försöka göra vår kommunikation tydligare och enklare att ta till sig och mäter särskilt utfallet när vi gör förändringar. Vi jobbar också mycket med att försöka motsvara de förväntningar som användarna ställer på intranätet – söker de efter Google på intranätet, så måste vi se till att de också hittar till Google därifrån.
Vid sidan av WSI, hur mäter ni användarnas upplevelse av innehåll och funktioner?
– Vi tittar varje vecka på statistik via Google Analytics över visade sidor, nyheter och sökningar. Genom likes och kommentarer får vi också en ytterligare dimension att ta hänsyn till.
– Då och då genomför vi även mindre egna enkäter och intervjuer och workshopar kring användandet av avgränsade områden inom intranätet. Men jämna mellanrum ser jag ändå en större undersökning, likt den WSI vi gjorde förra året, som nödvändigt om man vill åstadkomma större och mer långsiktig förändring.
Hur har WSI bidragit till ert arbete hittills?
– WSI-undersökningen öppnade upp våra ögon för att intranätet visserligen är uppskattat på bra på många sätt, men att det måste stötta det dagliga arbetet på ett bättre sätt än det gör idag. Det är den frågan som vi främst jobbar med nu.
Vilka egenskaper hos er webbplats tror du har störst betydelse för att ni är nominerade i Web Service Award i år?
– Vi jobbar aktivt med att publicera relevanta nyheter och att hålla information och länkar uppdaterade och vi är snabba med att åtgärda fel och brister.
Vilka utvecklingsplaner har ni för webbplatsen under 2018?
– Vi vill göra intranätet lättare att nå från mobil och än mer integrerat med övriga verktyg inom Office 365. Vi tittar även på hur vi skulle kunna använda centrala metadata i högre utsträckning än vi gör idag för att göra det lättare att hitta information i större dokumentmängder.
Rikard Spålséus är Internal Communications Channels Manager på Swedish Match.