Varje vecka besöker 24 000 Tetra Pak-medarbetare i över 170 olika länder Orbis. Så heter företagets intranät. Till skillnad mot många andra har det valt att ha ett nät för hela företaget.
– Vi tror på ett företag, ett Tetra Pak. Vi strävar efter att Orbis ska bli navet i den digitala arbetsplatsen och det är det vi driver mot, berättar Hanna Rehnström, Digital Communications Manager på Tetra Pak.
Efter att ha legat på Sharepoint 2013 i cirka tre år, står intranätet nu bland annat inför en uppgradering till Sharepoint 2016. Men det är inte det som är den stora nyheten egentligen, enligt Hanna Rehnström.
– Intranät av idag – det är i princip dött. Det vi kallar intranät imorgon är något helt annat. Det ser vi till exempel med alla tjänster i Office 365 som vi ska introducera nu. Det handlar om tjänster som bygger på ny teknik och bidrar verkligen till att skapa den digitala arbetsplatsen.
Den här utvecklingen är snabb och intensiv, och ställer alla som arbetar med intranät inför svåra avgöranden, menar Hanna Rehnström. Ett företag som Tetra Pak kan inte bara slänga ut vad de har och plocka in en ny, färdigkonfigurerad lösning bara för att tekniken utvecklats vidare – det skulle handla om jätteinvesteringar och kapitalförstöring på avancerad nivå. Frågan är hur man löser det istället.
– Vi har valt en lösning med en ny startsida där olika delar leder till nya tjänster hämtade ur Office 365, medan andra delar leder till vårt gamla intranät, säger Hanna Rehnström.
Det råder ingen tvekan om att hon är entusiastisk över alla nya möjligheter som ständigt dyker upp när tekniken utvecklas.
– Vad händer nu med alla nya teknologier som kommer, hur kan vi dra nytta av artificiell intelligens och chat-bots till exempel? Hur kan vi göra intranätet mer personligt så att det verkligen skapar värde för användarna? Hur kan vi förbättra självservicen och automatisera? Hur kan vi presentera tjänster som visar vad jag jobbade med för dokument igår, vad mina närmsta kollegor gör och var de befinner sig – och så vidare.
Hur många jobbar aktivt med intranätens teknik och drift respektive innehåll och form?
– Vi är åtta i mitt team som jobbar med verksamhetsbehov och användande, tio på it-avdelningen som jobbar med utveckling och support.
– Innehållet skapas och underhålls av cirka femtio superanvändare på deltid och cirka tusen redaktörer.
Vilka av Orbis funktioner är mest uppskattade av besökarna?
– Idag är det fortfarande att hitta kollegor, att hitta information om företaget och dess produkter, information om hur vi jobbar, om utbildningar och att använda samarbetsytor.
Hur arbetar ni för att skapa hög tillgänglighet och användarvänlighet?
– Under året som varit har vi utvecklat intranätet så att det är responsivt och fungerar från alla typer av mobila enheter, t ex telefoner och läsplattor, oavsett var du befinner dig. Det har varit en stor ansträngning att få ihop detta, som bland annat tvingat oss att göra om en hel del innehåll och liknande.
– Det svåra i detta är inte att göra själva nätet tillgängligt mobilt – det är att alla de funktioner som intranätet innehåller också måste funktionella från mobilen, att det blir användarvänligt och att det dessutom blir ett säkert system där inte vem som helst kan komma in via någons mobil.
Vid sidan av WSI, hur mäter ni målgruppens upplevelse?
– Med användartester och regelbunden uppföljning av statistik.
Vilken var den viktigaste anledningen till att ni gjorde en WSI-undersökning 2017?
– För att förstå vad våra kollegor/användare verkligen tycker och vilka områden som vi bör säkerställa att de fortsätter fungera tillfredsställande. Dessutom ville vi veta vilka områden vi behöver se över för att de ska bli ännu bättre och verkligen ge ett värde som underlättar för de anställda.
Vilka egenskaper hos Orbis tror du har störst betydelse för att ni är nominerade i Web Service Award?
– Jag skulle gissa att det är vår struktur och vårt upplägg, och sättet på hur vi arbetar med vårt intranät. Det finns ett tydligt syfte och bakgrund till varför allt är som det är och fungerar som det gör. Därmed inte sagt att det fungerar tillfredsställande till 100 procent, men det finns i alla fall en förklaring till varför det fungerar som det gör idag.
– Vi jobbar ständigt med förbättringar och än mer idag med att förstå vad olika målgrupper verkligen behöver för att kunna genomföra sina uppgifter lättare. På något vis ska man ju egentligen inte behöva lägga någon tankekraft på intranätet i sig, utan det ska bara vara ett verktyg som du använder bekymmersfritt.
Vilka utvecklingsplaner har ni för Orbis under 2018?
– Vi har sedan drygt ett år tilbaka smidit planer för att Orbis ska bli navet i den digitala arbetsplatsen; nu börjar det hända på riktigt. Först ut är lanseringen av Office 365 och de nya tjänsterna.
– Vi kommer lansera en ny ”startsida” som väver samman vårt befintliga intranät med nya tjänster som blir tillgängliga via Office 365. Dessutom pågår projekt för att ta vår ”söklösning” till nästa nivå, liksom ett projekt för att förbättra presentationen av vår produktportfölj.
Hanna Rehnström är Digital Communications Manager på Tetra Pak.