– Intranätet, som går under namnet Kammaren, ska vara Kammarkollegiets främsta interna kommunikationskanal, berättar Josefina Lodin som ansvarar för Kammarkollegiets intranät. Kammaren ska underlätta och effektivisera för kollegiets anställda i det dagliga arbetet, och även stärka gemenskapen mellan olika avdelningar och funktioner.
Hon berättar också att Kammarkollegiet har mer än 35 olika uppdrag från regeringen.
– Dessa uppdrag varierar väldigt mycket, och en stark önskan från användarna i samband med framtagandet av intranätet var att Kammaren skulle bidra till en ökad insyn i de olika verksamheterna. Det målet är vi glada att kunna säga att vi har uppfyllt idag!
Vilken målgrupp vänder ni er till?
– Vi vänder oss till Kammarkollegiets anställda och Ersättningsnämnden, det betyder cirka 300 personer totalt.
Vilka funktioner används och uppskattas mest?
– De mest uppskattade funktionerna är Hitta person, Personalhandboken, möjligheten att kommentera innehåll och Nyhetsflödet. Varje användare har möjlighet att blogga och publicera nyheter som antingen den egna avdelningen eller hela kollegiet kan ta del av.
Hur mäter ni om målgruppen är nöjd med innehåll och funktion?
– Det mäter vi bland annat genom enkätundersökningen i Web Service Awards. Vi har även ett kommunikatörsnätverk bestående av minst en representant från varje avdelning eller funktion. De träffas månadsvis och som fungerar som ambassadörer ute i verksamheten. De är ansvariga för att fånga upp eventuella synpunkter och framföra dem till oss på webbredaktionen.
– Via ett formulär på startsidan kan användare enkelt skicka in synpunkter, göra felanmälan eller komma med förslag på ändringar.
– Cirka två gånger om året har vi öppet hus för intranätet. Då kan användarna ställa frågor direkt till oss som arbetar med Kammaren och fylla i frågeformulär som vi sedan sammanställer.
– Vi för även statistik månadsvis över antalet inloggade och vilka sidor som är mest välbesökta, samt vilka nyheter och blogginlägg som haft flest läsare. En snabb återkoppling på om ett innehåll är uppskattat av användarna är även ”Gilla”-funktionen.
Hur arbetar ni med er kommunikation till mobila enheter och surfplattor?
– I nuläget har vi ingen sådan funktion.
Hur använder ni WSI-undersökningen?
– Under våren 2014 kommer vi att uppgradera Kammaren, med utökad funktionalitet, omarbetad struktur och ny design. Det som ligger till grund för detta arbete är användarundersökningen som genomfördes i samarbete med WSA.
Vilken konkret nytta har ni hittills haft av WSI?
– Vi har haft stor nytta av WSI-undersökningen, eftersom mycket av det som framkom av undersökningen tidigare varit okänt för oss.
Vem/vilka ansvarar för innehållet på webbplatsen?
– Som intranätansvarig och huvudredaktör har jag ett övergripande ansvar för innehållet, säger Josefina Lodin och fortsätter: Sedan ansvarar varje avdelningsredaktör för att publicera nyheter om den egna avdelningen eller funktionen. De styrdokument som finns för nerladdning på Kammaren ägs av den avdelning eller funktion där de hör hemma. Ägare av själva intranätet är kommunikationschefen som även ansvarar för budgeten.
Hur ser ni till att hålla kvaliteten uppe på innehållet?
– Det gör vi genom att utbilda i hur man skriver för webben, arbeta aktivt med klarspråk både vad det gäller intranätet och externa webben. Vi har även en omfattande Innehållsstrategi för utformning och förvaltning av innehållet på webbplatserna. I min roll som huvudredaktör ingår även att ta bort sådant innehåll som kan uppfattas som olämpligt eller stötande.
Hur många jobbar aktivt med innehållet på webben?
– En person har det huvudsakliga ansvaret för intranätet, men fem av sex anställda på kommunikationsfunktionen har behörighet som huvudredaktörer. Cirka 20 personer har behörighet som avdelningsredaktörer. I deras uppdrag ligger att publicera innehåll för den egna avdelningen eller funktionen och agera proaktivt i kommunikationsfrågor
Vem ansvarar för tekniken?
– Kammarkollegiets intranät driftas helt och hållet internt av Kammarkollegiets IS/IT-funktion. Vi har två anställda utvecklare.
Vilken plattform arbetar ni med, och varför?
– Kammaren är byggd i Drupal version 6. Kammarkollegiet använder sig av open source-lösningen Drupal därför att det är den lösning som bäst uppfyller verksamhetens behov samt att våra utvecklare är väl insatta i det verktyget.
Varför tror ni att ni är nominerade i denna kategori?
– Vi tror och hoppas att Kammaren ligger i framkant vad det gäller att vara ett socialt intranät där samtliga användare har möjlighet att kommentera innehåll och själva publicera nyheter och blogginlägg. Kammaren är Kammarkollegiets första intranät, och var minst sagt efterlängtat vid lanseringen.
– En så diversifierad verksamhet som kollegiet har ett stort behov av en gemensam kommunikationsplattform för att veta vad som är på gång på olika avdelningar och funktioner. Webbredaktionen lägger ner mycket tid på att publicera nyheter av hög kvalitet, där varje ny anställd presenteras i en utförligare intervju och med längre på plats-reportage.
– Ett annat exempel är Kammarens uppskattade julkalender, där en glimt ur kollegiets nästan 500-åriga historia presenterades varje dag under december månad och resulterade i att inloggningsantalet ökade markant. Vi har som mål att publicera 2-3 nyheter per dag och märker att ett aktivt nyhetsflöde ökar inloggningsantalet avsevärt.
Vad tänker ni förbättra ytterligare under 2014?
– Under 2014 kommer vi att lansera en ny, förbättrad version av Kammaren mot bakgrund av det som framkom av WSA-undersökningen. Kammaren 2.0 kommer att innehålla utökad funktionalitet, tydligare struktur och ha en ny design.
Vinnarna presenteras på WSA-dagen den 28 januari.
Läs mer om de nominerade »