Vi ställde några snabba frågor till Jessica Jarmland som ansvarar för internkommunikation inom Nynas AB.
Vad är huvudsyftet med ert intranät?
– Syftet med vårt intranät NyPort är att vara en interaktiv intern portal där våra medarbetare kommunicerar, samarbetar, får information och utför olika aktiviteter. Målet är att på ett kostnadseffektivt sätt föra samman människor från 35 olika länder och kulturer, och bygga ett Nynas.
Vilken målgrupp vänder ni er till?
– Vi vänder oss till alla våra anställda.
Vilka funktioner används och uppskattas mest?
– Vår ”News”-sektion på första sidan där kommunikationsavdelningen och alla lokala redaktörer ute i världen lägger upp intressanta nyheter uppskattas av väldigt många medarbetare. Vår ”Tools”-sida där man lättillgängligt kommer åt arbetsverktyg som tidrapporter, adress bok, mötesbokning mm används också mycket.
Hur mäter ni om målgruppen är nöjd med innehåll och funktion?
– Vi gör en användarundersökning ungefär vart annat år för att ta reda på vad vår målgrupp tycker. Men vi utvärderar kontinuerligt feedback från redaktörer och användare och arbetar ständigt med att förbättra NyPort.
Hur arbetar ni med er kommunikation till mobila enheter och surfplattor?
– NyPort är utvecklat för att kunna användas ifrån en mobil eller surfplatta.
Vilken typ av undersökningar och mätningar använder ni er av för att utveckla och förbättra innehåll, teknik och utseende på er webb?
– Web Service Awards intranätundersökning, som vi skräddarsyr utifrån hur vårt intranät ser ut, görs ungefär vartannat år. Men vi utvärderar kontinuerligt feedback från redaktörer och användare och arbetar ständigt med att förbättra NyPort.
Hur använder ni WSI-undersökningen?
– WSI-undersökningen ser jag som ett arbetsverktyg. När en undersökning gjorts börjar arbetet att utveckla vårt intranät baserat på vad användarna tycker och önskar. Det arbetet pågår sedan tills nästa utvärdering görs.
Vilken konkret nytta har ni hittills haft av WSI?
– En enorm nytta. Det är ett bra sätt att kunna få ut konkret statistik och åsikter från användarna så att vi kan vidareutveckla.
Vem ansvarar för innehållet på intranätet?
– Nynas kommunikationsavdelning och intranätredaktören ansvarar för innehållet tillsammans med alla våra lokala redaktörer ute på Nynas raffinaderier och säljkontor runt om i världen.
Hur ser ni till att hålla kvaliteten uppe på innehållet?
– Alla redaktörer har gått igenom en kurs i hur intranätet är tänkt att fungera och vad man ska tänka på när man skriver och lägger ut text och bild.
Hur många jobbar aktivt med innehållet på intranätet?
Vi är totalt ca 50 redaktörer.
Vem ansvarar för det tekniska?
– Vår ISIT avdelning ansvarar såväl för utveckling som för drift och underhåll.
Vilken teknisk plattform arbetar ni med, och varför?
– Vi arbetar med IBM Lotus Domino. All Nynas kommunikation som t ex email, chat, kalender, möten, video och dokumenthantering sker på samma plattform. På detta sätt får vi integrationen mellan alla dessa delar att fungera smidigt.
Varför tror ni att ni är nominerade i denna kategori?
– Vi har lagt ned mycket tid och arbete på att skapa ett intranät som våra medarbetare vill och tycker om att använda, och som gör våra arbetsdagar mer effektiva.
Vad tänker ni förbättra ytterligare under 2014?
– Sedan vår senaste undersökning gjordes under hösten 2013 så har vi redan implementerat en del förbättringar och det kommer vi fortsätta med. Vi kommer att utveckla strukturen ytterligare för att få ett intuitivt intranät som är ännu mer användarvänligt. Vi fortsätter även att utveckla vår interaktivitet med förbättrad tvåvägskommunikation.
Vinnarna presenteras på WSA-dagen den 28 januari.
Läs mer om de nominerade »