– Nästan all intern kommunikation inom Skolverket sker via Kanalen, förklarar den ansvariga projektledaren Anna Ström. Den ska hjälpa medarbetarna att hitta rätt och väsentlig information. Den ska också ge medarbetarna möjlighet att bidra till informationsspridningen.
Vilka är era målgrupper?
– Kanalens primära målgrupp är alla som arbetar på Skolverket. Den sekundära målgruppen är de som arbetar med administrativa frågor.
Vilka funktioner används mest?
– De mest frekvent använda funktionerna måste vara organisationsschemat och telefonkatalogen. Dessutom är det många som tar del av vår omvärldsbevakning. Och blankettförrådet förstås.
Hur mäter ni om målgruppen är nöjd med innehåll och funktion?
– Vi gör regelbundna användarundersökningar. Dessutom får vi en held användbar feedback genom att möta olika grupper som använder intranätet mycket. Administratörer, handläggare och ekonomipersonal till exempel.
Hur arbetar ni med er kommunikation till mobila enheter och surfplattor?
– Än så länge har vi ingen möjlighet att använda mobilen för att kolla av intranätet. När det gäller surfplattor så kan du använda dem innanför våra brandväggar för att surfa på Kanalen, men inte utanför huset.
Vilken typ av undersökningar och mätningar använder ni er av för att utveckla webben?
– När det gäller innehållet så brukar vi använda oss av vårt publiceringssystem och Google Analytics för att få fram statistik och se vilka verktyg som användarna har. När det gäller utseende så handlar det främst om att göra användarundersökningar.
Hur använder ni WSI-undersökningen?
– Vi brukar gå igenom resultaten från WSI-undersökningen i en grupp av olika personer som arbetar på kommunikationsavdelningen. Där ser vi över både korta och långsiktiga mål för att prioritera våra åtgärder och göra en tidsplan. Sedan tar vi helt enkelt itu med de förändringar som vi ser att vi kan göra direkt.
Vilken konkret nytta har ni hittills haft av WSI-undersökningen?
– Hittills har det handlat om mindre förändringar, säger Anna Ström. Men vi planerar nu att uppgradera vårt publiceringssystem, vilket i sin tur ger oss möjlighet till mer genomgripande förändringar.
Vem eller vilka ansvarar för innehållet på webbplatsen?
– Som projektledare och webbredaktör för Kanalen är det i första hand jag som ansvarar för innehållet. Men det yttersta ansvaret ligger hos vår kommunikationschef.
Hur ser ni till att hålla kvaliteten uppe på innehållet?
– Vi textgranskar successivt allt material, och påminner vid behov om att ett visst material behöver uppdateras eller tas bort. Vi har också aktiva användare som meddelar om något är fel med informationen eller språket.
Hur många är ni som jobbar aktivt med innehållet?
– Det är säkert runt 15 personer som regelbundet är inne och arbetar med material på Kanalen. Samtidigt har vi delegerad publicering, och det innebär att vem som helst kan lägga ut material på startsidan och även på undersidor. Det sker ofta att olika personer lägger in nytt material.
Hur och av vem sköts det tekniska?
– Vår IT-avdelning sköter tekniken, det vill säga underhållet och driften. Kommunikationsenheten ansvarar för utvecklingen. Vi behov som vi ser och även det grafiska.
Vilken plattform arbetar ni med, och varför?
– Vi använder Polopoly, och det beror på att vi gjorde en utvärdering och fastnade för det här verktyget, både för den externa och den interna webben.
Varför tror ni att ni är nominerade i denna kategori?
– Skolverkets intranät Kanalen har funnits länge och ledningen ser det som ett viktigt verktyg, därför har det prioriterats. Innehållet fylls aktivt och kontinuerligt på av medarbetarna, så det är ständigt aktuellt.
Vad tänker ni förbättra ytterligare under 2014?
– Vi hoppas på att få en uppdatering av vårt CMS-system, och det innebär att både innehåll och utseende kommer att kunna utvecklas och förbättras, säger Anna Ström.
Vinnarna presenteras på WSA-dagen den 28 januari.
Läs mer om de nominerade »