Så här säger Sandra Thoresson, intranätansvarig på Advokatfirman Vinge, om syftet med intranätet:
–Den primära målgruppen är alla våra anställda. Huvudsyftet är att effektivisera och förenkla det dagliga arbetet och att ha en gemensam plattform för nyheter och intern information. Dessutom strävar vi efter att främja samarbetet och informationsflödet mellan våra kontor och stimulera till kontinuerligt kunskapsutbyte.
Vilka funktioner använder medarbetarna mest?
– MP-bloggen är mycket populär, MP står för managing partner. Där bloggar våra tre MP:ar om sin vardag, var och en på sitt eget personliga sätt, berättar Sandra Thoresson. I vårt digitala bibliotek har vi samlat och kategoriserat ett stort antal länkar till externa juridiska källor som underlättar arbetet för våra jurister. Telefonboken används hela tiden av alla och där kan du se om personen finns på plats, grupptillhörighet m.m. Det finns även snabblänkar, dvs gemensamma länkar till andra system såsom tidredovisningen, dokumentmallbank m.m.
Hur mäter ni om målgruppen är nöjd med innehåll och funktion?
–Vi har dels genomfört en enkätundersökning till samtliga användare med hjälp av WSA, dels har vi gjort djupare egna ”intervjuer” med slumpmässigt utvalda medarbetare.
Vilken typ av undersökningar och mätningar använder ni er av för att utveckla och förbättra innehåll, teknik och utseende på er webb?
–Vi ser regelbundet över vilka sökningar som gjorts och åtgärdar så kallade noll-resultat. Vi mäter också besöksstatistik på de olika intranätssidorna.
Hur använder ni WSI-undersökningen?
–Undersökningen genomfördes i december så vi håller nu på att gå igenom rapporten. Där får vi fram vad som behöver göras, och i vilken ände vi bör börja. Vi kommer sedan att genomföra prioriterade åtgärder fortlöpande under året, säger Sandra Thoresson.
Vilken konkret nytta har ni hittills haft av WSI?
–Undersökningsresultatet visade att vi hade några lågt hängande frukter. Dessa har vi redan börjat hantera genom att kommunicera på intranätet och lägga upp nya instruktioner på vår självhjälpsportal som är en integrerad del av vårt intranät.
Vem/vilka ansvarar för innehållet på webbplatsen?
–Två personer har huvudansvaret för innehållet och sedan tillkommer de informationsansvariga. Det praktiska arbetet är till största delen fördelat mellan ett antal så kallade informationsansvariga, som alltså ansvarar för olika delar av intranätet.
Hur ser ni till att hålla kvaliteten uppe på innehållet?
–Vi ser regelbundet över vilka sökningar som gjorts och uppdaterar sidor och bilder löpande.
Vem sköter det tekniska?
–Vår interna IT-avdelning ansvarar för driften, och intranätsredaktörerna för utvecklingen med hjälp av konsultbolaget Tactiqa AB.
Vilken plattform arbetar ni med, och varför?
–SharePoint 2010 blev det naturliga valet eftersom vi jobbar i en Microsoft-miljö.
Varför är ni nominerade i denna kategori, tror du?
–Förhoppningsvis är det vårt fokuserade arbete på användarnytta och användarvänlighet som har gett det positiva utfallet. Vi blev mycket glada över nomineringen och den sporrar oss i vårt fortsatta utvecklingsarbete.
Vad tänker ni förbättra ytterligare under 2014?
–Vi kommer att fokusera på de frågor där medarbetarna hade flest synpunkter enligt WSA-enkäten. Vi håller dessutom på med en stor översyn av vår projektdatabas.
Vinnarna presenteras på WSA-dagen den 28 januari.
Läs mer om de nominerade »