Ingen kund får falla mellan stolarna när vårdbolaget TioHundra sköter verksamheten som tidigare drevs av Norrtälje kommun och Stockholm läns landsting. Allt från akutsjukhus, till hemtjänst, äldreboenden, vårdcentraler, personlig assistans, psykiatri och vård för hela familjen.
När TioHundra AB bildades var det ett omfattande arbete med att ”foga samman” de två kulturerna kommunen och landstinget, så att medarbetarna skulle känna att de har en gemensam arbetsgivare, förklarar kommunikationschef Lena Levin. Alla medarbetare är betydelsefulla ambassadörer för vår organisation och intranätet spelar en betydande roll för ökad kännedom och tillhörighet. Vi arbetar aktivt med att belysa de olika verksamheterna genom arbetsplatsreportage och via nyheter om vårdbolaget som t.ex. aktuella projekt och ledningsinformation.
Vad är huvudsyftet med ert intranät?
– Intranätet, Tian, är TioHundra AB:s primära interna kommunikationskanal. Tian ska vara ett verktyg som ska underlätta och vara ett stöd i de cirka 3 500 medarbetarnas arbetsdag.
På intranätet hittar medarbetarna: nyheter och omvärldsbevakning, information om bolagets verksamheter, riktlinjer som är viktiga för det dagliga arbetet, information om föreningar och utbildningar samt funktioner som exempelvis telefonbok och lokalbokningar. De mest uppskattade och använda funktionerna är att ladda ner blanketter, följa diskussioner i diskussionsforumet, boka lokaler och bilar och titta på lediga jobb inom TioHundra.
– Länkar till våra IT-system är också uppskattade, liksom att ge Dagens ros, en ”digital ros” som medarbetare ger varandra för att visa uppskattning.
Hur mäter ni om målgruppen är nöjda med innehåll och funktion?
– Vi har använt oss av WSA för att få medarbetarnas synpunkter på intranätets innehåll och funktion. Mätningar är viktiga för att se vilka områden vi särskilt måste utveckla och förbättra. Vi får också kontinuerlig återkoppling och tips på förbättring från våra 60 redaktörer som arbetar ute i verksamheten.
Vilken typ av undersökningar och mätningar använder ni er av för att utveckla och förbättra innehåll, teknik och utseende på er webb?
– Vi följer regelbundet besöksstatistiken genom Google Analytics där vi anpassar och lyfter upp områden som är välbesökta eller som skulle behöva marknadsföras ytterligare.
Kommunikationsenheten äger intranätet och intranätsansvarig Tora Börrefors svarar för innehållet tillsammans med kommunikationsenheten och redaktörsorganisationen. För att intranätet ska underlätta det dagliga arbetet för medarbetarna och hålla dem á jour om vad som är på gång inom bolaget uppdateras nyhetsbevakningen dagligen.
– Övriga sidor revideras vid behov med mer omfattande genomgångar årligen, säger Tora Börrefors. Redaktörerna erbjuds kompetensutveckling i form av interna och externa utbildningar i redigering och bildhantering för att kunna levandegöra och utveckla de sidor de ansvarar för på bästa sätt.
Hur många är det hos er som jobbar aktivt med innehållet?
– Kommunikationsenheten består av tre medarbetare, där en har huvudansvaret för intranätet. Sedan tillkommer de 60 redaktörerna, som alla har redaktörsarbetet som ett av flera andra arbetsuppgifter.
Hur och av vem sköts det tekniska underhållet, driften och utvecklingen?
Det gör TioHundra AB:s IT-avdelning som även driftar intranätet som togs fram av Intellecta tillsammans med Tactiqa.
Vilken plattform arbetar ni med?
– Vi använder Microsoft Office Sharepoint Systems 2010 (MOSS). Bolaget har behov av flera funktioner i MOSS som till exempel dokumenthantering och beslutsstöd.
Hur arbetar ni med er kommunikation till mobila enheter och surfplattor?
– Våra medarbetare kommer åt intranätet utanför arbetsplatsen genom att logga in via en webbläsare; även via flera sorters smartphones. Vi planerar för en anpassning av intranätet till mobila lösningar.
Varför tror ni att ni är nominerade i denna kategori?
Vi tror att vi blivit nominerade för att många av våra medarbetare uppskattar att innehållet är informativt och uppdaterat. Formspråket och designen är tydlig. Intranätet bidrar till att överbrygga det faktum att TioHundra AB består av sjukvård och omsorg från både kommun- och landstingssidan. Det är viktigt att kommunikationen fungerar över dessa ”gränser”. Intranätet visar på bredden i vårt bolag och ger medarbetarna en inblick i varandras arbetsområden samt en känsla av samhörighet.
Under 2013 kommer Tora Börrefors och hennes kollegor att fokusera på de områden i WSA-enkäten som gav dem lite lägre värden.
Det gäller främst att förbättra dokumenthanteringen som är kopplat till vårt ledningssystem på intranätet. Vi har som målsättning att förbättra användarvänligheten genom en utvecklad sökfunktion och en mer personligt anpassad startsida med information och dokument relevanta för den som loggar in. Vi vill även ge medarbetarna större möjlighet till interaktivitet som kommentarsfunktion till nyheter och ett förbättrat diskussionsforum. Genom dessa förbättringar kommer intranätet att än mer vara ett verktyg som underlättar medarbetarnas arbetsdag. De kommer enklare och mer effektivt att hitta den information de efterfrågar och utföra de funktioner som behövs. Oberoende av om man är inloggad som exempelvis undersköterska på ett äldreboende, läkare på sjukhuset, barnmorska inom mödravården eller läkarsekreterare.