Familjebostäders intranät stödjer verksamhetsprocesserna och ett modernt arbetssätt. Mia Wester Carlsson, webbkommunikatör, och Anna Röstlund, projektledare IT, har haft ett gemensamt projektledaransvar för att ta fram ett nytt intranät som motsvarar medarbetarnas behov både när det gäller avändarvänlighet, information och interaktion.
– Medarbetarna har nu ett bättre stöd för snabbare och mer korrekta svar till hyresgäster och entreprenörer, berättar Mia Wester Carlsson.
De mest uppskattade och använda funktionerna är nyheterna på startsidan som uppdateras med en till tre nyheter dagligen. Även personsidorna är uppskattade.
– Alla medarbetare har en personsida med namn, kontaktuppgifter, foto och andra fakta. Medarbetarna kan själva uppdatera sin sida med valfri information och allt är sökbart. ”Min arbetsyta” ger åtkomst till applikationer. Här visas även om användaren har fakturor att hantera i faktureringssystemet eller dokument att hantera i vårt ärendehanteringssystem.
Intranätet har även ett socialt hörn – ett utrymme där medarbetarna kan ställa frågor, informera eller ge beröm till någon. Det gör att medarbetarna även använder intranätet för erfarenhets- och kunskapsutbyte.
Hur mäter ni om målgruppen är nöjda med innehåll och funktion?
– Vi använder oss i första hand av WSI-undersökningen men också en årlig medarbetarenkät. Vi får också kontinuerligt in synpunkter och förslag från våra medarbetare.
Vilken typ av undersökningar och mätningar använder ni er av för att utveckla och förbättra innehåll, teknik och utseende på er webb?
– I första hand WSI-enkäten men även egna enkäter som vi skapar på vårt intranät, IT-optima som mäter nöjdheten för IT-system och Stockholm stads medarbetarenkät. Vi använder även Google analytics och intervjuer med medarbetare.
Hur använder ni er av WSI-undersökningen?
– Vi använder den för att mäta om de insatser och förbättringar vi har genomfört har fått genomslag när det gäller medarbetarnas nöjdhet. Utifrån resultatet planerar vi också de kommande förbättringarna och förändringarna.
Vem ansvarar för innehållet på webbplatsen?
– Vi har en förvaltningsorganisation där ansvaret för såväl extern webbplats, som intranät och sociala medier delas mellan kommunikationsavdelningen och it-enheten. Ansvaret för utveckling och förvaltning är fördelat på två förvaltningsledare – en representant för kommunikationsavdelningen som har det övergripande ansvaret för struktur och innehåll samt en representant från it-enheten som ansvarar för teknik och funktioner. En webbredaktörsgrupp om ca 25 medarbetare som representerar olika delar av verksamheten ansvarar för att uppdatera och utveckla innehållet i olika delar av intranätet. Sammankallande i denna grupp är förvaltningsledaren från kommunikationsavdelningen.
Hur ser ni till att hålla kvaliteten uppe på innehållet?
– Alla redaktörer får den grundläggande utbildning som behövs för att vara redaktör – t ex utbildning i att skriva för webben, foto och EpiServer. Webbredaktörerna träffas tillsammans med förvaltningsledarna och där har vi kontinuerlig dialog om hur vi ska skriva, vilken ton vi ska använda och vikten av att ständigt ha läsarens intresse och förväntningar i fokus.
För att innehållet ska hållas aktuellt finns stöd i EpiServer för att använda ”sluta publicera datum”. Redaktörerna har även möjlighet att ta ut rapporter exempelvis på sidor som inte är uppdaterade under året.
Deras projekt att skapa ett nytt intranät började med en genomgripande förstudie tillsammans med Logica som resulterade i en designad klickbar HTML-prototyp. Utifrån förstudiens resultat utvecklade de intranätet internt. Projektledarskapet delades mellan IT-enheten och kommunikationsenheten med tydliga ansvarsområden. Närheten mellan projektledarna och deras systemutvecklare som hela tiden var på plats i deras lokaler, ledde till snabba och kreativa beslut samt ett snabbt informationsutbyte vilket var en framgångsfaktor för projektet. Sedan i höstas driftas och förvaltas deras webbplatser av Visma IT Sirius.
Vilken plattform arbetar ni med? Varför har ni valt just den plattformen?
– Vårt intranät är utvecklat i EPiServer CMS6 och EPiServer Relate. Vi valde att utveckla vårt intranät i EPiServer av flera anledningar, bland annat för att vår externa hemsida redan var byggd i EPiServer och minska startsträckan för redaktörerna. EPiServer är lätt att komma igång med, användarvänligt och synergieffekterna av att ha samma webbpubliceringssystem både externt och internt är många t ex kan vi på ett enkelt sätt spegla information mellan sajterna. EPiServer utvecklas ständigt, bygger på ny teknik och går snabbt att utveckla i samt att våra gemensamma tidigare erfarenheter av EPiServer är bra. EPiServer levde också upp till våra krav på tillgänglighet, flexibilitet och It-teknisk plattform.
Varför tror ni att ni är nominerade i denna kategori?
– I mars 2011 lanserade vi ett helt nytt intranät som upplevs som modernt och socialt. Medarbetarna var nöjda även med det föregående intranätet, men den nya designen, den förenklade strukturen, de nya funktionerna och möjligheterna till interaktion har bidragit till att vi fick mycket goda resultat i den undersökning som gjordes i höstas. Den viktigaste faktorn för nöjdheten är nog ändå att vi har varit noga med att lyssna på våra medarbetares/besökares behov. Vi har arbetat metodiskt med förankring och delaktighet – med fokusgrupper, individuella intervjuer och presentationer i olika sammanhang för att visa vart vi är på väg. De synpunkter som vi har fått har tagits med i utvecklingsarbetet för att vi skulle få ett intranät som medarbetarna har nytta av i sin vardag.
Vad tänker ni förbättra under 2012?
– Vi gör kontinuerligt förbättringar utifrån våra användares önskemål. Under 2012 ligger fokus på att effektivisera det interna informationsflödet och arbetsprocesserna. Vi kommer att fortsätta att förbättra funktioner och innehåll bland annat genom nya fastighetssidor där vi vill kunna få ut relevanta uppgifter från t ex vårt fastighetsadministrativa system. Vi kommer också att se över findability. För att bidra till ett mer enhetligt arbetssätt kommer vi att förbättra och utveckla informationen för nyanställda och för chefer. Vi planerar också att arbeta med bloggar och nyhetsbrev.
Familjebostäder vann i kategorin Intranät – WSA 2011.