Familjebostäders intranät Porten är nominera till bästa intranät 2019 i Web Service Award.
Familjebostäders intranät ska vara ett digitalt nav för verksamheten och att bidra till en smidig och effektiv organisation. Det berättar Mia Wester Carlsson som tillsammans med sina kollegor jobbar för att det ska vara lätt att hitta och använda information och funktioner man behöver för sitt arbete.
– Intranätet ska bidra till en stärkt företagskultur, ett ökat engagemang och delaktighet, säger Mia.
Mia berättar att Familjebostäders förvaltningsorganisation är uppbyggd enligt modellen PM3 där förvaltningsledare för Kommunikation och IT har ett gemensamt ansvar för planering, utveckling och förvaltning.
– Innehållet i intranätet skapas och underhålls av runt trettio medarbetare från olika delar i verksamheterna, berättar Mia. Vår externa förvaltningspartner Consid ansvarar för support, utveckling och förvaltning.
Undersökningen som ett kvitto
Familjebostäder har gjort återkommande undersökningar under åren för att hålla koll på att de utvecklar det som medarbetarna vill ha. Under 2017 gjorde de dessutom en stor behovsanalys som de utgick ifrån när de tog fram ett helt nytt intranät sommaren 2018.
– Genom att genomföra undersökningen vintern 2019 ville vi få ett kvitto på om intranätet landat rätt och om medarbetarna uppskattar det och har nytta av det som ett verktyg i vardagen. Det kvittot fick vi.
Familjebostäder använder Google Analytics för att få veta hur medarbetarna använder intranätet, vilket innehåll man är mest intresserad av och vad man söker efter. Genom undersökningar som WSI [Läs mer här om WSI-undersökning av intranät] har Mia och kollegorna kunnat hitta bevis på framgång såväl som vägledning för framtida utveckling.
– Det är tydligt att medarbetarna tycker att den nya designen och strukturen underlättar att hitta det man söker. Det var lite oväntat eftersom vi använder en så kallad hamburgermeny, vilket har dömts ut av många i branschen. Men hos oss funkar det alltså utmärkt!
Intranätet speglar kulturen
Ett välfungerande intranät ska leverera så mycket mer än fakta och information.
– Det var roligt att se att en så stor del av medarbetarna anger att intranätet bidrar till en känsla av delaktighet på bolaget och att det speglar vår organisationskultur. Det ger goda förutsättningar för det fördjupade värdegrundsarbete som sker under våren. Där blir intranätet en viktig kanal.
Det nya intranätet togs fram utifrån medarbetarnas önskemål. Det som Familjebostäder prioriterade allra högst var därför att förbättra sökfunktionen och att göra det enkelt att söka och kontakta medarbetare direkt i mobilen.
– Många av våra medarbetare jobbar ute i våra fastigheter och har inte alltid tillgång till dator, berättar Mia. För att man ska hitta rätt person i rätt fråga kan medarbetarna också komplettera sin egen personsida med nyckelord.
Fångar upp nya behov och önskemål
Intranätet används också för att medarbetarna ska hålla sig uppdaterade och se vad som händer i bolaget. Med en så pass stor redaktörsgrupp har de ett stort nyhetsflöde på intranätet och kan därför möta det behovet.
– Utveckling i alla ära, men det gäller också att användarna känner till vilka möjligheter som finns, säger Mia. Trots att vi har haft en gedigen lanseringsturné och tagit fram en kort introfilm till de mest efterfrågade funktionerna, framgår det i de öppna svaren i undersökningen att en del medarbetare inte har prövat de nya funktionerna. Vi kommer därför att göra en ny turné hos verksamheterna för att genomföra enkla demos. Då passar vi även på att fånga upp nya behov och önskemål från medarbetarna.
Mia tror inte att man som fastighetsbolag utmärker sig genom att ha särskilda krav från sina medarbetare. Generellt är behoven och kraven ganska lika andra typer av verksamheter.
– Det handlar mycket om att nå varandra, hitta svar på sina frågor och kunna utföra tjänster. Vi jobbar redan aktivt med bra tillgänglighet i mobilen och nästa steg är en ökad och smart integration mot fler verktyg och system – allt för att göra vardagen smidigare för medarbetarna.
Fler visuella element
Även om Familjebostäder har utgått ifrån medarbetarnas behov när de har utvecklat bolagets intranät, menar Mia att det är lätt att innehållet blir lite baktungt.
– Det kan landa i att ingen orkar scrolla sig igenom och läsa de texter som skrivits av kommunikationsavdelning eller ambitiösa redaktörer, säger hon. Det skulle vara intressant att i ännu större utsträckning närma sig en user-first-design som bygger mer på användarens intressen och där man underlättar för användaren att ta till sig budskap och innehåll genom att använda visuella element, t ex diagram.
De arbetar kontinuerligt med utveckling av intranätet utifrån mätningar av olika slag. Det är ett ständigt pågående arbete för att hålla i och öka nöjdheten och även att öka användarnyttan för medarbetarna.
– Det är alltid viktigt att göra utvärderingar för att säkerställa att man hämtar hem den investering som ett utvecklingsprojekt innebär.
Resultatet av WSA-undersökningen 2019 visar att den utveckling och release av det helt nya intranätet som gjordes juni 2018 var en god investering.
– Faktum är att vi aldrig har haft ett så bra resultat, trots att en jämförelse även kan göras med resultatet från 2011 då vi också släppte ett helt nytt intranät. Och då vi fick pris för bästa intranät och bästa förbättrare.
Mia Wester Carlsson, Familjebostäder. Fotograf: Olof Holdar
Vinnarna i varje kategori koras på WSA-dagen den 29 januari på Nalen, Stockholm. Läs mer om WSA-dagen »