Högskolan i Gävle hade beslutat att de skulle göra ett nytt intranät. I processen att bygga ett nytt intranät var det viktigt för dem att det skulle bli en målstyrd resa.
För att kunna ta fram mål så behövs ett nuläge – Vad tycker användarna om det befintliga? Vad är bra och vad måste förbättras? Hur står sig intranätet mot andra intranät?
HiG tog därför kontakt med Web Service Award för att göra en nulägesanalys av intranätet via en Web Service Index-undersökning. I undersökningen så fick användarna svara på olika påståden om intranätet. Är det enkelt att hitta det de söker? Finns informationen de är ute efter? Är den enkelt att förstå? Finns det bra kontaktmöjligheter till andra? Är startsidan effektiv? Vad har de för syn på ett intranät? för att nämna några av variablerna.
Till dessa påstående fick även HiG jämförelsevärden (benchmark) mot andra i sin bransch men även mot de bästa som mätt. Detta är möjlighet via Web Service Award omfattande databas över Sveriges intranät (runt 300 intranät ingår i den).
HiG satte som mål med projektet att slå branschindex
Syfte och mål med projektet
Utifrån undersökningen och användarstudier togs följande syfte och mål med projektet fram:
Att Högskolan i Gävle ska få ett intranät som jämfört med i dag är piggare och modernare, som inbjuder till social interaktion samt är det naturliga valet för den som vill kommunicera internt.
Målsättningen är att förändringarna ska leda till …
- … att intranätet uppfattas som mer användarvänligt av de anställda på HiG
- … engagemanget och aktiviteten på intranätet ökar
- … att användarna blir mer nöjda med sitt intranät
För att nå målen så togs även följande fokusområden fram baserat på resultat från enkäten
- Sök
- Struktur
- Användarvänlighet
- Anpassningsbart
När målen och fokusområdena var satta så startade arbetsprocessen med att ta fram det nya intranätet. I arbetet med detta så arbetade HiG med Cybercom Sundsvall.
Projektplanen såg ut som följande.
Resultat
För att följa upp resultatet gjordes under 2019 en ny Web Service Index-undersökning. Undersökningen visade att HiG lyckades att öka sitt Web Service Index med hela 21 procentenheter. Målet att slå branschen uppnåddes med 5 procentenheter så det var med god marginal.
Under WSA-dagen 2020 fick även HiG utmärkelsen bästa förbättrare intranät, så projektet med det nya intranätet har gett resultat.
Mot nya mål
Efter WSI-undersökningen på det nya intranätet sattes ett nytt mål – att intranätet ska bli ett av de bästa! För att nå det så behöver indexet öka till över 60! HiG har startat den resan med att med hjälp av Web Service Award ta fram en rad aktiviteter.
Vi på Web Service Award stöttar HiG i den resan. Under hösten 2019 gjorde de tex en utbildning med redaktörerna i innehållsmodellen för att göra intranätets sidor ännu mer effektiva.
Nyttan med mätningarna
Veronica Liljeroth, intranätansvarig på Högskolan i Gävle listar följande övergipaden nyttor som de fått av Web Service Index-undersökningarna
- Vi fick ett tydligt utgångsläge
- Mätningen bekräftar våra tankar
- Hittar ”skavet” och åtgärdar det – kan mäta måluppfyllnad
- Vi låter inte längre våra användare komma undan så lätt längre!
Veronica ger även följande råd…
- Låt det mogna….
- Håll i! Håll ut!
- Mät igen!