Allmänningen är Sveriges Allmännyttas nya intranät som lanserades februari 2020. De gjorde sin första mätning – nollmätning – hösten 2019 på deras gamla intranät och följde sedan upp med en mätning strax innan jul 2020. Jeanette Rådström är webbstrateg på Sveriges Allmännytta och hon berättar att mätningarna är ett av deras strategiska medel för att mäta hur väl de når sina uppsatta mål för intranätet.
– Det hjälper oss dessutom i det fortsatta arbetet framåt då vi kan fånga upp eventuella brister och även förslag på förbättringar.
Vad är den viktigaste insikten ni har fått i denna undersökning?
– Då detta var fantastiskt fina siffror, jämfört med nollmätningen vi gjorde, är den viktigaste insikten att vi på så kort tid har gjort en så stor utveckling och att användarna är så pass nöjda med intranätet, svarar Jeanette. Vi har gått från botten till toppen på bara ett år och att få det svaret svart på vitt, att vi möter användarnas behov samtidigt som vi då når våra mål, är verkligen glädjande för mig som drivit projektet.
Det viktigaste med Allmänningen är enligt Jeanette förmodligen själva plattformen i sig och allt den har möjliggjort för dem. – Den har blivit vår naturliga samlingspunkt och vårt ställe för att ta del av och dela med sig av kunskap och information. I pandemitider, där vi har varit tvungna till distansarbete, så har vårt intranät verkligen varit den viktigaste samlingspunkten. Det är vår digitala arbetsplats när vi inte har kunnat gå till ett riktigt kontor. Här startar och slutar arbetsdagen och hjälper medarbetarna göra sitt jobb. Så jag vill inte välja ut en funktion, utan snarare att plattformen i sig, att den faktiskt används och fyller tomrummet av att kunna ses IRL är det viktigaste för oss.
Den senaste WSI-undersökningen ligger till grund för Jeanette och hennes arbetsgrupp i deras fortsatta arbete med utvecklingen av Allmänningen. Den ger dem god inblick i vad man är nöjd med och vilka områden som ytterligare kan förbättras.
– Det, tillsammans med mer kvalitativa mätmetoder, är en viktig del i uppföljningsarbetet och för oss att veta hur väl vi uppnår våra ställda mål.
Berätta om hur ni arbetar internt för att utvecklas och förbättra er webbplats?
– Vi har en utsedd produktägare som arbetar på kommunikationsenheten. Hon arbetar tillsammans med IT och HR för att säkerställa att informationen är uppdaterad och aktuell. Tillsammans med vår externa webbkonsult har vi månadsvisa uppföljningar och arbetar med att ständigt utveckla nya saker i vår backlog. Produktägaren har även ansvar för att mätning och dialog med medarbetare/enheter tankas av på hur de upplever intranätet och för att fånga upp nya behov eller önskemål. Här är vår effektkartläggningsarbetet till stor hjälp där vi arbetade fram målen för intranätet. Den är vår karta och kompass hela tiden när vi ska utveckla och förbättra, men även att prioritera vad som ska göras framåt.
Kommunikationsenheten är produktägare där webbstrategen är ansvarig för utveckling och förvaltning tillsammans med HR, IT och deras externa konsult från webbyrån. Denna grupp svarar och stämmer av mot en styrgrupp som består av VD, den administrativa chefen och kommunikationschefen.
– det viktigaste för oss är att Allmänningen är användarvänligt och att det speglar vår kultur och känsla. Det ska vara kul och enkelt att dela med sig av tips, information samt vara en hjälp i ens arbetsvardag. ”Smartare tillsammans” är vårt huvudmål med Allmänningen och det är något som styr oss framåt i alla delar av arbetet med intranätet.
Vad var er största utmaning under 2020?
– Eftersom vi hade ett så pass undermåligt och lågt prioriterat intranät innan samt en tradition av att internkommunikation inte var särskilt prioriterat, så har det handlat om att bygga upp förtroendet från medarbetarna att se vinsten och förståelse varför det är viktigt överhuvudtaget. Att bygga ett intranät som framförallt möter behoven men som också visar på vilka vinster det finns med att arbeta aktivt och lägga tid och fokus på den interna kommunikationen har varit en utmaning.
Men Jeanette vill också tillägga att det snabbt visade sig att många direkt såg vinsterna.
– Våra användare uppskattar att designen är fin och enkel, att det är en enkel plattform att använda och hantera, att informationen är uppdaterad och lätt att hitta samt att plattformen vi valde – Sitevision – syr ihop de delar av Office365 som vi använder på ett sömlöst och användarvänligt sätt. Så det har varit otroligt kul att se att det som var en stor utmaning, idag inte alls är ett problem.
Framtiden innebär en backlog full med idéer och önskemål som de nu fortsatt arbetar med. Många delar som de fick prioritera bort för att hinna med deadline innan lansering, är sådant som de nu arbetar med att sjösätta och förverkliga.
– Jag hoppas dessutom få tid att ännu mer föra en dialog, visa tips och trix med intranätet för våra medarbetare och att göra ännu bättre resultat!
Hur har pandemin påverkat ert arbete?
– Om jag ska vara positiv tror och hoppas jag att pandemin satte intranätet mer på kartan än innan och att det kan göra att fler inser alla fördelar med att jobba strategiskt och målinriktat med det. Det har alltid behandlats lite mer styvmoderligt jämfört med externwebben hos de flesta, men jag tror att året som gått fått fler att se att det interna perspektivet är en viktig del.
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 27 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]