Försäkringskassans intranät Fia är nominerad till bästa intranät i Web Service Award.
En stor del av fokus under 2022 har handlat om att förbättra sökupplevelsen i fråga om relevans, funktioner och UX. På Försäkringskassans intranät Fia har det även lagts extra prioritet kring säkerhet och funktioner för krishantering.
– Det har varit mycket arbete, framförallt under våren, men det har också varit kul, säger David Hegethorn som är webbredaktör på Försäkringskassan. Eftersom vi tidigt haft bra koll på vad som är kvar att göra i det nya intranätet har vi också kunnat leverera genomtänkta lösningar som gett resultat.
Hur ser er arbetsgrupp ut?
– Vår intranätsredaktion består av fem personer som arbetar med allt från förvaltning till utveckling, berättar David. Vi har central publicering med aktiv förvaltning för att hela tiden driva på uppdateringar, städa bort gammalt innehåll, stötta innehållsägarna och analysera användandet. I och med det intensiva arbetet senaste åren med att bygga ett nytt intranät från grunden har ungefär halva styrkan mestadels arbetat med behov och kravställning mot Försäkringskassans utvecklare och UX-specialister.
Hur har ni tacklat de utmaningar som just ni har haft under året?
– I en så stor organisation med många verksamhetskritiska system som konkurrerar om ITs resurser har vi tvingats att hela tiden bli ännu vassare i hur vi formulerar och kravställer våra behov och vilken nytta de medför.
David berättar att de inte har fått några omvälvande insikter genom årets mätning. Men han menar att han ofta slås av hur lite tid många av deras användare och då specifikt handläggarna har för att lära sig nya funktioner och upptäcka nytt innehåll.
– Hur intuitivt intranätet än är, så kan det ändå ta lång tid innan funktioner används och uppskattas. Det går såklart även ut över tiden de har för instruktioner och utbildningsfilmer. Det är alltid en utmaning särskilt när man gör om ett helt intranät och så många saker förändras över en natt.
Även innan pandemin hade David och hans kollegor många digitala möten eftersom Försäkringskassan finns utspridd på flera platser i landet. Därför gick det relativt lätt för dem att anpassa sig till att arbeta heltid på distans.
– Det är dock helt klart fler online-möten nu efter pandemin än det var innan, trots att vi hittat tillbaka till kontoret igen.
Hur arbetar ni med undersökningar av ert intranät och på vilket sätt är detta viktigt för er?
– Vi har gjort Web Service Award-undersökningen ungefär vartannat år sedan en tid tillbaka och har stor nytta av resultaten från dessa. Sen gjorde vi även en temperaturmätning strax efter att vi lanserade det nya intranätet för att se vad som behövde prioriteras av det som kvarstod att göra. Sannolikt kommer vi göra en eller två mindre riktade undersökningar som fokuserar på delar av sajten och specifika målgrupper. Vi skulle väldigt gärna fråga om allt, men det är en stor organisation med mycket intern utveckling så det gäller att synka allas undersökningar i tid för att inte störa handläggningen för mycket.
Vad var bakgrunden till att ni gjorde en WSI-undersökning 2022?
– Det var viktigt för oss att se att allt arbete vi lagt ner med det nya intranätet sen lanseringen har gett de resultat vi önskar. Vi gick ju från att ha varit nominerade 2018 med det gamla intranätet till att tappa rejält 2021 med den nya sajten, som vi av olika skäl tyvärr fick lansera innan det var helt klart. Därför är årets undersökning på sätt och vis den första riktiga värdemätaren av nya Fia i och med att vi löst en del brister som vi inte hann bli klara med inför lansering.
Men David erkänner att de allt blev lite överraskade över nomineringen den här gången, eftersom de ännu har en del projekt kvar att göra.
– Men det är ju helt klart ett kvitto på att vi på ganska kort tid kunnat bygga om ett stort Intranät från grunden på ett nytt CMS med många nya lösningar och ändå vara tillbaka uppe i toppen.
Vad är den absolut viktigaste funktionen med Fia?
– Det viktigaste innehållet på vårt intranät är handläggarnas sidor. Vårt intranät Fia är utöver ett vanligt medarbetarintranät också ett verksamhetsstöd för dem. Där hittar de alla regler, instruktioner och nyheter rörande ersättningarna de handlägger. Därför måste funktionerna på dessa sidor funka klockrent. Går det trögt för dem att hitta på intranätet så innebär det sämre service för medborgarna. Därför är det glädjande att våra 9 000 handläggare faktiskt var den grupp som också är mest nöjda med nya intranätet i senaste WSI-undersökningen som vi gjorde med Web Service Award.
Finns det några särskilda krav som ställs just på er verksamhet?
– Vårt intranät Fia är på sätt och vis ett samhällskritiskt system då hur pass bra det fungerar i förlängningen påverkar hur pass bra och snabbt stöd alla medarbetare får i utredningar och svårare ärenden. Kraven är väldigt höga på att det ska vara åtkomligt, korrekt och tillgängligt.
Teamet bakom Fia följer såklart utvecklingen inom olika tekniker men den senaste tiden har det mer handlat om att renodla det de har, i och med plattformsbytet och det nya intranätet.
– Att bygga rätt från början för att få en bra grund att stå på framöver är väldigt viktigt, då vi vet hur mycket vissa specialanpassningar i det gamla intranätet senare hindrade oss från att kunna göra större förändringar och förbättringar.
Finns det någon särskild prestation som gör att just ni borde vinna WSA i år?
– Vi är särskilt stolta över våra fina resultat när det gäller innehållets kvalitet, trovärdighet och aktualitet. Vi har under en lång tid byggt upp fungerande processer som nu också kompletterats med smarta verktyg, vilket lett till att vi nått vårt bästa resultat hittills inom området Information.
Främre raden från vänster. Maria Nehro, Kirsi Landfald, Peter Hedberg, Sofia Wagner
Bakre raden från vänster: Billan Mark, Susanne Larsson, David Hegethorn. Främre raden från vänster. Maria Nehro, Kirsi Landfald , Peter Hedberg, Sofia Wagner
”Det är ju helt klart ett kvitto på att vi på ganska kort tid kunnat bygga om ett stort Intranät från grunden på ett nytt CMS med många nya lösningar och ändå vara tillbaka uppe i toppen” David Hegethorn, webbredaktör på Försäkringskassan
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 25 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]
Hela programmet till WSA-dagen finns på https://www.webserviceaward.com/utmarkelsen/wsa-dagen-2023/program/
WSA-dagen är ett kostnadsfritt digitalt event men begränsat antal platser.