”Det fanns väldigt tydliga samband mellan nöjdhet och hur lätt användarna hittar det de söker. Det motiverar teamet ännu mer att jobba med sök och hittbarhet framåt.” – Lars-Birger Ernudd, produktägare för Orangeriet hos Pensionsmyndigheten
Pensionsmyndighetens intranät Orangeriet är nominerade till bästa intranät i Web Service Award.
Pensionsmyndighetens intranät Orangeriet är en digital arbetsplats på riktigt. Tre av fem toppnyttor rör deras handläggning och kundkontakt och hur dessa får stöd av intranätet.
– Det vi är särskilt stolta över med Orangeriet är att det ligger så nära vår kärnverksamhet och är ett dagligt arbetsstöd för framför allt vår produktionsavdelning som utgör mer än halva myndigheten.
Det säger Lars-Birger Ernudd som är produktägare för intranätet och intranätstrateg hos Pensionsmyndigheten.
Modernisering pågår
Sedan 2022 fokuserar de på att modernisera sin intranätinstallation mot den underliggande Sitevision-plattformen.
– Vi har till exempel en ny tydlig lösning för driftinformation och vi har också byggt om hur nyheter visas på intranätet, det är vi väldigt nöjda med – och det är användarna också.
Det primära skälet till att göra WSI-mätningen just nu är för att få en jämförelse över tid. Den senaste WSA-mätningen gjordes för fyra år sedan.
– Det var särskilt intressant givet att vi kommit en bit med den nödvändiga modernisering som pågår och som kommer att fortsätta, förklarar Lars-Birger.
Undersökningen visar att det fanns väldigt tydliga samband mellan nöjdhet och hur lätt användarna hittar det de söker. Det motiverar teamet ännu mer att jobba med sök och hittbarhet framåt.
– Det är ingen överraskning att vi har utmaningar där, och vi vet hur vi ska lösa dessa, säger Lars-Birger. Vi är också glada att många har svarat på WSA-undersökningen och kommenterat i den, det visar på att intranätet engagerar.
Händelser i omvärlden har också satt ljuset på hur viktigt det är med ett intranät som är stabilt, tillgängligt och användbart. Här får Orangeriet höga omdömen av användarna.
Vi har ett agilt utvecklingsteam som arbetar med moderniseringen. På kommunikationsavdelningen är vi två funktioner, intranätstrateg och huvudredaktör, som ansvarar för intranätet och som leder det löpande arbetet. Redaktörsorganisationen är decentraliserad med över 100 redaktörer på myndighetens nio kontor.
Städar bort gammal skadlig kod
Den största utmaningen för Orangeriet överlag är att komma igenom och lyckas göra nödvändiga förändringar och förbättringar av sök och hittbarheten på intranätet och inom myndigheten.
– Vi hade en lösning nära lansering 2023 men behövde pausa den av resursskäl. Utöver det är utmaningen att intranätet varit eftersatt under många år och genererat en stor teknisk skuld, vilket gjort själva installationen sårbar.
Det är den Lars-Birgers team bygger om steg för steg, funktion för funktion. Så att de kan städa bort gammal och skadlig kod och bättre ta tillvara den moderna Sitevision-plattformen och möta användarnas behov.
– Vi strävar efter att göra mätningar, undersökningar och avstämningar med våra användare regelbundet, gärna varje år. Vi kör även internkommunikationsundersökningar regelbundet vilka också ger input till användningen av intranätet. Sen använder vi resultaten för att se hur det går med våra mål för intranätet, att prioritera förbättringsområden, men också för att inspirera och motivera alla som jobbar med Orangeriet.
Vad är den absolut viktigaste funktionen med ert intranät?
– Förutom att vara den centrala nyhetskanalen så är det stödet för handläggning och kontakt med kunder som är viktigast för den dagliga verksamheten och också det mest använda på intranätet, svarar Lars-Birger. Eftersom Orangeriet är ett arbetsverktyg för handläggningen ställer det extra höga krav på stabilitet och funktion.
Under 2024 kommer Lars-Birger och hans kollegor att arbeta med den underliggande innehållsstrukturen på Orangeriet, vilket är ett omfattande och resurskrävande arbete.
– Genomgående för hela moderniseringen är att vi i princip bygger ett nytt intranät. Vi totalrenoverar huset medan vi bor kvar i det, vilket är en utmaning då det inte får påverka verksamheten.
Orangeriet är nominerade i kategorin Intranät.
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 31 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]
Hela programmet till WSA-dagen finns på: https://www.webserviceaward.com/wsa-dagen-2024/program/
WSA-dagen är ett kostnadsfritt digitalt event men begränsat antal platser.