”Våra användare behöver hitta informationen snabbt, ofta med en patient i stolen” – Eva Påhlman, intranätansvarig, Folktandvården Stockholm
Folktandvården Stockholms intranät Bryggan är nominerade till bästa intranät i Web Service Award.
Folktandvården är WSI-debutanterna som ville se hur väl de lyckats med sitt nya intranät, och samtidigt jämföra sig med andra företag.
– Varje år har vi gjort interna enkätundersökningar med våra användare för att se vad de tycker om Bryggan som arbetsredskap, berättar Eva Påhlman som är intranätansvarig hos Folktandvården. Vid flera tillfällen har vi även gjort användartester där vi har tittat på hur användarna interagerar med vissa funktioner och hur de söker.
Användarens behov i centrum
Insikten som Eva och hennes arbetsgrupp arbetar utifrån är att det är viktigt att ständigt lyssna av verksamhetens behov – och att det ger frukt. Användarnas åsikter var nämligen många, men deras röster fick bli hörda redan i förstudien och sedan även genom hela projektets resa.
– Det ledde till att kritiken lyste med sin frånvaro vid lansering. Vi fick faktiskt inte någon negativ kommentar, vilket är unikt, säger Eva. Det är väldigt roligt att det nya intranätet blev så väl mottaget! Men även om våra användare överlag är nöjda måste vi jobba vidare med att säkerställa rutiner för att innehållet ska vara aktuellt. Likaså fortsätta jobba med omvärldsbevakning och användarinsikter för att hitta fler sätt att förenkla våra användares vardag.
Eva tillägger att det är viktigt att de fortsätter att arbeta med sökordsoptimering och berättar vidare att de alltid har stort fokus på att användarna snabbt ska hitta det hen söker.
– Det är den enskilt största utmaningen, så vi försöker kontinuerligt arbeta med att göra förbättringar här.
– I WSI-undersökningen inkom en del synpunkter och några av dem har vi redan hunnit åtgärda, bland annat när det gäller sökfunktionen och möjlighet att återkoppla på sitt sökresultat, säger Eva och berättar att de också har förbättrat integrationen med Microsoft 365. Där användarna kan se sin Outlookkalender, e-post och innehåll från Teams via intranätet.
Det andra stora fokusområdet har varit att skapa funktioner för att kunna säkerställa kvalitet på innehållet över tid. Därför har de tagit fram funktioner för webbredaktörerna så att de lätt kan se vilka sidor de ansvarar för och när de senast granskades. Det finns också möjlighet för användarna att på varje sida kommentera innehållet direkt till ansvarig redaktör.
Tillsammans med införandet av sidan ”Mitt innehåll” är digitalisering av redaktörshandboken ytterligare en funktion som är till stor hjälp för redaktörerna.
Arbetsgrupp med bred kompetens
Bakom Folktandvårdens intranät Bryggan ligger en välfungerande och sammansvetsad arbetsgrupp med redaktörer från de olika avdelningarna på huvudkontoret och tekniker på IT-avdelningen. De arbetar även tätt tillsammans med deras externa webbyrå Twoday. – Samlat har vi en bred kompetens, stort engagemang och prestigelöst arbetsklimat där vi gärna hjälper varandra och ständigt ser till att ha användarnas behov i främsta fokus, säger Eva.
På kommunikationsavdelningen arbetar intranätsansvarig kommunikatör som ansvarar för utveckling, förvaltning och stöd till redaktörerna. Redaktörerna ansvarar för att innehållet på sidorna är uppdaterat.
Deras nya intranät fungerar stabilt och bra, så de har inte stött på några större utmaningar hittills. Det innebär att de har kunnat lägga fokus på att förbättra och förenkla för användarna och redaktörerna på olika sätt.
– Möjligheten för redaktörerna att kunna hålla innehållet aktuellt och relevant är ett exempel på detta, säger Eva. Sen är vi beredda på att vi med tiden kommer stöta på utmaningar som det alltid blir när ett intranät får några år på nacken. Men det får bli framtidens utmaningar.
När användarna av Bryggan fick ranka de viktigaste funktionerna var det tre som hamnade överst: möjligheten att hitta styrdokument, rutiner och riktlinjer, att hitta klinikinformation och att hitta kontaktuppgifter till kollegor.
– Det är därför glädjande att vi fick väldigt höga betyg på dessa delar, säger Eva. När det gäller kontakt så fick vi hela 85 procent!
Smarta funktioner till fördel för användarna
Eftersom Eva och hennes team jobbar i vårdbranschen är det otroligt viktigt att användarna lätt kan hitta rutiner och styrdokument för sitt arbete.
– Den största utmaningen är att alla våra användare inte har tillgång till egen dator. De behöver hitta informationen snabbt, ofta med en patient i stolen. Då de har begränsad administrativ tid har de inte möjlighet att lära sig exakt var i strukturen innehållet finns så det måste gå enkelt att söka.
En annan utmaning är att de ibland är inloggade med en identitet som används av flera i behandlingsrummet, vilket gör att de inte alltid har tillgång till sina personliga inställningar.
– Vi tycker nu att vårt intranät är modernt och har de funktioner som vi idag ser oss behöva. Framöver ska vi arbeta med att förfina och förbättra det vi redan har samt jobba med innehållet ytterligare för att skapa ännu bättre hittbarhet. Jag är också nyfiken på hur vi kan nyttja den nya AI-tekniken för att se om den kan ge nya möjligheter och förenkla för våra användare.
Bryggan ger enligt Eva en smidig åtkomst till merparten av deras system och åtkomst till rutiner och processer för att användaren ska kunna göra sitt arbete.
– Vi vill att man ska uppleva att man kan ha kontroll på det mesta som rör ens arbetsdag via intranätet. Vår integration med Microsoft 365 möjliggör detta. Tack vare den
kan alla se sin Outlookkalender, e-post och innehåll från Teams via intranätet. På så sätt har vi kommit långt när det gäller att skapa en effektiv och uppskattad digital arbetsplats.
Inför WSA berättar Eva att de är särskilt stolta över sina fina resultat när det gäller innehållets kvalitet och aktualitet.
– … och att så många tycker att intranätet ger dem de verktyg som de behöver i vardagen Det bekräftar att vårt kontinuerliga arbete med sökmotoroptimering och innehållsbearbetning har varit framgångsrikt och skapar mervärde för våra användare. Att bli nominerad till bästa intranät är vårt kvitto på att vi arbetar på rätt sätt …
Bryggan är nominerade i kategorin Intranät
Vinnarna av årets Web Service Award utses den 31 januari på WSA-dagen. [Läs mer om WSA-dagen och prisutdelningen här>>]
Hela programmet till WSA-dagen finns på: https://www.webserviceaward.com/wsa-dagen-2024/program/
WSA-dagen är ett kostnadsfritt digitalt event men begränsat antal platser.